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この章では、システム化の対象となる業務について、現状の運用／流れなどを中心に記載していきます。

細かな部分にもなりますので、各部署にヒアリングをしていただきながら記載していただくことも必要かも知れません。
記載する項目は下記の目次になります。

各章のそれぞれについて、細かく記載内容を整理していきますが、ここでは、おおまかな内容をご説明します。

2.1　業務の流れ

この章では、システム化したい業務の流れついて記載します。
人の動き、紙（伝票）の動き、もし既にシステム化されていれば、入力内容や出力内容などもおさえていきます。
できればこの段階で、各部署が使用している帳票類を集めておいてください。

RFPでは、帳票の内容などの細かな項目まではふれませんが要件定義の段階になると必要な書類になります。

2.2　人的配置（要員）と担当業務

ここでは、システム化したい業務にたずさわっている人を中心に、それぞれの行っている作業についてまとめていきます。
システム完成後には、人員配置や役割なども変わってくる場合もありますが、この時点では現状をとらえるようにしてください。

2.3　処理量／処理時間

毎日、毎月などの業務処理量とそれぞれにかかっている時間を記載します。

システム化では、「業務負担の軽減」「作業時間の短縮」など効率化への期待も大きな要素になります。
効果を測定する上でも、きちんと現状の所要時間を計測して数値化しておきましょう。

これを整理することで、目的も立てやすくなりますし、導入後の検証も数値で比較することで効果を立証することが可能になります。

2.4　PCなどの設置状況／環境

関係者の利用しているPCの台数やOS、ネットワーク環境などについて記載します。

業者からの提案内容の中には、現状を考慮した上で、PCの増設や新たなネットワークの構築／インターネットの活用などが含まれる場合もあります。
こうしたハードウェアや環境構築に関する費用についても見積もっていただくために必要な項目になります。

 

少し、余談になりますが、

上記の記載内容でもわかるように、RFPでは、業務内容や売上など企業の機密に関する内容も含めて記載することになります。できれば、作成したRFPを渡す前に「機密保持契約書」を締結しておきましょう。

機密保持契約書（Non-disclosure agreement、略称: NDA）

機密保持契約の概要は、「業務に関して知りえた情報を第三者に開示しない」という内容になります。
システム開発を依頼する場合、一般的に締結する契約ですので業者さんも快く応じてくださると思います。

次の章から、これら一つ一つの記入方法を事例に基づいて解説していきます。