4. RFPの内容（目的）
RFPに記載する項目で一番重要なのは、「なぜ、システム化をおこなうのか」その目的や主旨です
1.目的（何をしたいか）
RFPに記載する項目の一番目は、「なぜ、システム化をおこなうのか」目的や主旨について記載します。
サンプルを示しながら、解説させていただきます。
1章.システム化の目的
弊社は、住宅建材の卸売業を営んでいる商社です。
現在、FAXで契約販売店からのオーダーを受領し、それを営業担当がEXCELの表に入力し、オーダー管理をしています。これらの業務をシステム化することで残業時間の削減とトラブル防止、お客様サービスの向上を図りたいと思っています。
かなり大まかですが、この段落では、
- 現在抱えている問題点／改善したい内容
- システム導入後に期待する成果
について、経営者やマネージャーの意図を記載します。
業務の詳しい内容については、次の段落の「現状」の章で詳しく記載するようにしますので、ここで力を入れてほしいのが、「効果－目的」となる部分です。
現状は、
- 入力のために残業が多くなっている
- 入力ミスで販売店とのトラブルに発生するケースもある。
- 入力漏れがあったため、いつまでたっても納品されないなどのクレームが発生した。
など、思いつく改善点がたくさん（？）あると思います。
これらが改善された場合の効果を予測しながら、目的をしっかりと記載するようにしてください。
このような現状を踏まえて、目的として
- 残業時間の削減
- トラブル防止
- お客様サービスの向上
の３点をあげてみました。
最後までこの「目的軸」をぶれずに意識しておきましょう。
せっかく、多くの時間と費用をかけてシステム化しても、この期待の部分で効果がでなければ意味がありません。
もし仮に
- 明確な成果まで予測できない－
- 問題点が見つからない－
という方は、とりあえず 「目的」は白紙のまま飛ばして、次の章にすすみましょう。
私たち開発業者も、この目的の部分をとても重要視しています。
開発ツールやインターネットの活用／パッケージの提案などいろいろな要素について、RFPに基づき実現方法を検討をしますが、最終的に選択する際の決めては、この目的に対してどのくらいの成果がでるか、です。
両者が、同じ目標／目的意識を持つことがプロジェクトを成功させる鍵にもなっていますので、頑張って文章にしていきましょう。
次の章では、現状業務についての記述を行っていきます。
その中で、改善点や方法を変えることで効果が現れそうな業務も見つかるかも知れません。