CRMシステムの導入を検討し始めたら、まずやっておきたいこと

CRM活用のヒント

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CRMシステムの導入は、実は思っているより大変。

・紙などの台帳管理されている過去のデータをどうするか

・システムの運用ルールをどうするか

たとえパッケージを導入するとしても、以外と労力がかかるものです。

安易に初めてしまうと、導入前に挫折・・・　なんてことにもなりかねません。

無料トライアルで始めたけれど、結局定着しなかった。という経験はありませんか？

そこで、今回は「CRMシステムの導入の検討とともに、社内で検討しておきたいこと」を纏めてみました。

是非、参考にしてみてください。

CRMシステム導入の検討とともに、社内で検討しておきたいこと。

項目 内容
1.現状の保有情報の確認

現在、保持しているお客様情報について検討します。

・社内のどの部署でどのくらいの情報を持っているのか、その種類と量を把握します。

紙のデータでどのくらい（何名）
電子データ（EXCELや宛名印刷ソフト）で何名

システムの置き換えであれば、現保有顧客数などをカウントします。

一覧表にまとめておきましょう。
2.お客様情報の入手経路

1.の作業と並行して、お客様情報の入手経路を確認します。

・インターネットから入手した情報はどのように処理されているか

・アンケートなどの担当部門とその保管方法

・名刺やカルテ、受注伝票などの管理部門とお客様情報の取り扱い

これらを確認する際、利用している台帳やアンケート用紙などの実物も揃えておきましょう。
3.管理項目の洗出し

1.または2.を実施することで、お客様情報としてどのような項目を管理すべきかを考えます。

氏名、住所、だけでなく、アンケート結果や勤務先など、現在収集している項目にプラスして、今後データとして管理すべき項目を検討します。
4.利用シーンを検討

どんな活用シーンが考えられるか、あらかじめ各部署にヒアリングを行います。

・お客様に電話をする前に、履歴情報を確認したい。

・DMを発送する対象者を検索したい。

など、顧客データを使う具体的な運用方法を取り纏めます。
5.関係部署との連携

2.の入手経路を元に、実際にデータを登録する部門と、4.のデータを利用する部門を確認し、整理しておきます。

事前に、システム化による負担が増えると思うこと、コスト削減や便利になると思われること、など要望をヒアリングしておきます。
6..データ移行／データ化費用

導入前に、現在の紙データの電子化、既存のデータをシステムへ移行するなどの作業が発生します。

仮に、データ入力業者に依頼したり、移行作業を外部にお願いする場合は、事前に見積をとっておくことをお勧めします。

システム導入費用や月額固定とは別に、費用が発生する部分ですからあらかじめ考慮しておきましょう。

運用を始めたら、定期的に見直しをおこないましょう

導入後も、定期的に２～５の項目については見直しを図るようにしましょう。

新しい顧客アプローチを導入したり、導入後うまく回っていないところについて改善したり。

具体的に1か月に一回はミーティングを開催するなど、定例化することをお勧めします。

その際に、効果測定や分析などの発表を盛り込むと課題も整理でき改善に役立てることができます。

別の機会に、効果測定や分析する項目についてのヒントをお伝えしますね。

 

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